Los cambios realizados al sistema por los usuarios deben ser auditados. Para todas las altas, modificaciones y eliminaciones de datos se debe conocer el qué, quién y cuándo se han realizado.

Existirán varios roles de usuarios, y cada uno de ellos sólo podrá acceder a un subconjunto de los datos y las operaciones. Existirá un usuario administrador que tendrá acceso completo a la aplicación.

El sistema debe ser accesible desde cualquier localización utilizando tanto ordenadores portátiles como dispositivos móviles, principalmente PDAs. La localización puede ser tanto el propio local de la empresa como un lugar exterior.

Para la creación de un contacto el usuario debe seleccionar si es una persona o una organización, y según su elección introducir los atributos correspondientes.

Al usuario se le muestran los atributos correspondientes al tipo de contacto y la lista con las informaciones de contacto.

El usuario podrá cambiar los atributos de un contacto.

Cuando se considere que ya no son de relevancia los clientes o proveedores podrán ser borrados.

Se podrán realizar búsquedas por cualquiera de los atributos, tanto de personas como de organizaciones.

Desde la visualización de un contacto se podrá añadir información de contacto, seleccionando el tipo de información (dirección postal, número de teléfono, correo electrónico o dirección web) se permitirá que el usuario introduzca los atributos correspondientes.

Se mostrará el tipo de información, sus atributos y los propósitos de ella.

Se podrán cambiar los atributos de cualquier tipo de información de contacto.

Cuando ya no sea relevante para al negocio se podrá borrar la información de contacto.

Par crear un modelo el usuario debe seleccionar el proveedor al que pertenece, introducir el código del modelo del proveedor, el nombre, la descripción, el año, la temporada, el tallaje al que pertenece y seleccionar los colores en los que lo habrá. Automáticamente se crearán los productos correspondientes a cada talla del tallaje y a cada color seleccionado.

La visualización de un modelo consistirá en mostrar sus atributos así como cada uno de sus productos, con su talla, color, stock en cada uno de los almacenes, precio en cada tarifa y sus códigos de barras.

Una vez creado, los atributos del modelo pueden ser modificados.

Borrar un modelo equivale a darlo de baja porque ni se dispone de stock ni se dispondrá en el futuro.

Se podrá buscar un modelo por cualquiera de sus atributos, cuyo resultado será una lista de modelos desde la que poder ir a la visualización de cada uno de ellos.

Desde la visualización de un modelo se podrá ir a la creación/modificación de sus precios, que consistirá en poder asignar un precio o cambiar el ya existente para cada una de las tarifas y para todas las tallas.

A partir de un cliente o proveedor se podrá crear un nuevo pedido, seleccionando si se trata de un pedido de compra o de venta. El único dato necesario será la fecha del pedido, que normalmente será el mismo día, y se podrán anotar cualquier tipo de comentarios.

Se podrán buscar los productos para añadirlos al pedido en curso, en la cantidad deseada.

Al visualizar un pedido se mostrarán los datos del cliente o proveedor y la lista de productos.

La fecha o los comentarios del pedido pueden ser modificados, así como la lista de productos, pudiendo añadir, quitar o modificar las cantidades de éstos.

Si un pedido es anulado se podrá borrar.

La lista de pedidos pendientes debe estar accesible, preferiblemente con un indicador sobre la posibilidad de ser servido parcial o totalmente.

Crear un albarán implica seleccionar de entre los pedidos pendientes de un cliente o proveedor la mercancía que es servida, seleccionando las cantidades que se servirán de cada producto, normalmente el total.

Un proceso equivalente al de creación de albaranes, seleccionando de entre los albaranes no facturados de un cliente o proveedor aquellos que se facturarán, siempre en su totalidad.